看護師30人のシフト作成は何パターンある？人力作成が難しい理由

看護師長や主任としてシフト作成を担当している方の中には、

「毎月シフトを作るだけで数日かかる」

「何度調整しても不満が出る」

「シフト作成だけで月末が終わってしまう」

と感じている方も多いのではないでしょうか。

実はその感覚は間違っていません。

看護師のシフト作成は、単なる事務作業ではなく、非常に複雑な組み合わせ問題です。

多くの看護師長や主任は経験と勘を頼りに勤務表を完成させていますが、その裏では膨大な条件調整が行われています。

今回は、

「看護師30人規模のシフト作成はどれほど複雑なのか」

を分かりやすく解説しながら、人力作成が難しい理由について説明します。

シフト作成は単なる表作りではない

シフト作成を経験したことがない人から見ると、

「名前を勤務表に当てはめるだけ」

に見えるかもしれません。

しかし実際の現場では、さまざまな条件を同時に満たす必要があります。

考慮しなければならない条件

例えば、以下のような条件があります。

・希望休

・有給休暇

・夜勤回数

・連続勤務制限

・必要人数

・リーダー配置

・資格者配置

・新人教育

・土日勤務の公平性

・祝日勤務の公平性

・夜勤明けの勤務制限

・労働基準法への対応

これらは独立した条件ではありません。

ある条件を満たそうとすると、別の条件に影響が出ます。

そのため、シフト作成は単純な作業ではなく、多数の条件が絡み合う調整業務になっています。

看護師30人のシフト作成を単純化して考えてみる

シフト作成がどれくらい複雑なのかを理解するために、極端に単純化した例を考えてみましょう。

1日あたりの組み合わせ数

30人の看護師がいて、

・日勤

・夜勤

・休み

の3パターンだけを割り当てるとします。

この場合、1人あたり3通りの選択肢があります。

30人全員に割り当てると、

3の30乗

となります。

計算すると、

約205兆通り

です。

たった1日分の勤務配置だけで205兆通りの候補が存在します。

もちろん現実には、

・日勤は何人必要か

・夜勤は何人必要か

・資格者は足りているか

などの条件があるため単純ではありません。

しかし、人間が直感で扱えるレベルを大きく超えていることは分かるでしょう。

1か月分になるとどうなる？

さらに30日分の勤務表を考えてみます。

毎日205兆通りの候補が存在し、それが30日続くことになります。

もちろん実際には条件によって候補は絞られます。

それでも、

「全てのパターンを比較して最適解を探す」

ことは現実的に不可能です。

そのため、シフト担当者は無意識のうちに、

・経験

・過去の勤務表

・現場感覚

を利用して候補を絞り込んでいます。

つまり、人力で作るシフトは最適解を探しているのではなく、

「現実的に成立する解」

を探しているのです。

なぜ毎月シフト作成が苦しいのか

シフト作成担当者が苦しむのは、能力が足りないからではありません。

そもそも問題そのものが難しいのです。

条件同士が衝突する

例えば、

Aさんの希望休を通したい。

しかしその日は夜勤担当者が不足する。

そこでBさんを夜勤に入れる。

するとBさんの夜勤回数が増える。

公平性を考えるとCさんにも夜勤を割り当てたい。

しかしCさんは連続勤務制限に引っかかる。

結果として最初から調整し直しになる。

こうした経験をしたことがある方も多いでしょう。

シフト作成では、

一つの修正が全体に影響します。

そのため、

「あと一人だけ変更すれば終わる」

と思った修正が、何時間もの再調整につながることも珍しくありません。

人間が得意なことと苦手なこと

人間には得意なことがあります。

人間が得意なこと

・スタッフの事情を理解する

・人間関係を考慮する

・優先順位を判断する

・例外対応を行う

これはAIやシステムが苦手な部分です。

人間が苦手なこと

一方で、

・何百通りもの組み合わせ比較

・公平性の数値管理

・複数条件の同時計算

・膨大なパターン探索

は得意ではありません。

例えば、

「夜勤回数が公平か」

を判断するだけでも、

・夜勤回数

・土日勤務回数

・祝日勤務回数

・連休取得状況

などを同時に考慮する必要があります。

これを毎月正確に管理するのは簡単ではありません。

Excelで管理する限界

現在も多くの医療機関や介護施設でExcelが利用されています。

Excelは非常に優秀なツールです。

しかし、Excelそのものがシフトを考えてくれるわけではありません。

スタッフ数が増えるほど難しくなる

10人規模なら問題なく運用できるケースもあります。

しかし、

20人

30人

40人

と人数が増えるにつれて、管理する条件も急激に増加します。

その結果、

・作成時間が長くなる

・修正回数が増える

・担当者しか分からなくなる

・引き継ぎが困難になる

という問題が発生します。

Excelが悪いのではなく、扱う条件が人間の処理能力を超え始めるのです。

看護師長の時間コストは想像以上に大きい

仮に毎月10時間かけてシフトを作成しているとします。

年間では120時間です。

8時間勤務換算で15日分になります。

つまり、年間で約半月分の業務時間をシフト作成に使っている計算です。

もしその時間を、

・スタッフ教育

・新人フォロー

・業務改善

・離職防止

・患者サービス向上

に使えたらどうでしょうか。

組織全体への影響は決して小さくありません。

シフト作成は「頑張る」より「仕組み化」が重要

シフト作成が得意な看護師長は確かに存在します。

しかし、本当に優秀な担当者ほど仕組み化を重視します。

なぜなら、

人間が頑張るだけでは限界があることを知っているからです。

属人化は大きなリスク

シフト作成が特定の担当者に依存すると、

異動や退職が発生した際に大きな問題になります。

「あの人しか作れない」

という状態は、組織として非常に危険です。

だからこそ、

・ルールの標準化

・条件の可視化

・公平性の数値化

・自動計算

が重要になります。

Pitat-Shiftが目指していること

Pitat-Shiftは、医療機関・介護施設向けに開発されたシフト自動作成SaaSです。

私たちが解決したいのは、

「シフト担当者の経験と根性に頼らなければ勤務表が作れない状態」

です。

看護師30人規模になると、考慮すべき条件は数百から数千に及びます。

それを毎月人力だけで管理するのは簡単ではありません。

Pitat-Shiftでは、

・希望休

・必要人数

・夜勤配置

・スキル配置

・公平性

などを考慮しながらシフト作成を支援します。

さらにExcelテンプレートを活用するため、現場の運用を大きく変える必要もありません。

まとめ

看護師30人規模のシフト作成は、見た目以上に複雑な問題です。

多くの看護師長や主任が経験と努力によって支えている業務ですが、人手不足や勤務条件の多様化によって、その負担は年々増加しています。

もし、

・シフト作成に何時間もかかる

・公平性に悩んでいる

・希望休調整が難しい

・属人化している

という状況であれば、

シフト作成の方法そのものを見直す時期かもしれません。

シフト作成は、個人の頑張りで乗り切る時代から、仕組みで支える時代へと変わりつつあります。